Üniversitemiz Kadrolu ve sözleşmeli akademik, idari ve işçi personelleri e-posta hesaplarını online olarak "Bilgi Yönetim Sistemi"' nden [ https://bys.marmara.edu.tr/ ] Bilgi Yönetim Sistemi (BYS) üyelik bilgileri vasıtasıyla [ BYS kullanıcıadı ve şifresi ile ] yalnız kendileri alabilmektedir.

Bilgi Yönetim Sisteminde; Profil Bilgilerim- E-posta İşlemleri menüsü, “Şimdi Oluşturun” sekmesinden devam ederek  kurumsal e-posta  hesaplarını oluşturabilirsiniz. Daha önce e-posta hesabı olupta şifresini unutan veya hesabına girişte problem yaşayan personel, bys.marmara.edu.tr adresinden BYS şifrelerini Profil Bilgileri/ Şifre Değiştir sekmesinden yeniden oluşturmalı ve bu şifre ile posta adreslerine giriş sağlamalıdır.

Eğer kişinin BYS kaydı yoksa [ https://bys.marmara.edu.tr/ ] adresinden "İlk Şifremi Oluştur" linkini tıklayarak üyelik işlemlerini yapması gerekmektedir. BYS kaydı var ama şifresini unuttuysa şayet, yine aynı adresten "Şifremi Unuttum" linkini tıklayarak gerekli güvenlik bilgilerini girdikten sonra şifresini önceden belirttiği alternatif e-posta adresine aktivasyon linkini göndermek suretiyle sıfırlayarak sisteme girişini gerçekleştirebilmektedir. Burada dikkat edilmesi gereken önemli husus; daha önceden marmara e-posta adresi olan ve bys kaydını oluştururken marmara e-posta adresini bys sistemine kaydeden personel, hem marmara hem bys şifrelerini unutması durumunda ikisine de erişemeyecektir. Bunun olmaması için, BYS sistemine kaydınızı yaparken gönderilecek aktivasyon e-postası için, marmara e-posta adresiniz dışında başka bir alternatif e-posta adresini de bys sistemine ek olarak kaydetmeniz gereklidir. (gmail, hotmail (outlook mail), yahoo mail, yandex mail gibi).

Not1: İşçi personellerin kurumsal mail adresi oluşturabilmeleri için bys hesaplarının olması şarttır. bys.marmara.edu.tr veritabanında kaydı bulunmayan personellerin kayıt işlemleri için, kadrolarının bağlı olduğu birimin Personel BYS sorumlularına başvurmaları gerekir. Birimler bu personelleri e-posta hesabı oluşturabilmeleri için BYS sistemine dahil ederek, bu kişilerin BYS kayıtlarını eksiksiz yapmalıdır. Kaydı yapılan işçi statüsündeki personel, ilk olarak BYS hesabını https://bys.marmara.edu.tr/ oluşturmalıdır.

Not2: BYS sistemine üye olurken sistem tarafından verilen şifre geçici bir şifredir. Sisteme o şifre ile giriş yapan kullanıcının ilk olarak yapması gereken BYS arayüzüne giriş yaptıktan sonra şifresini değiştirmesidir. Bunu yapmadığı takdirde daha sonra o geçici şifre ile giriş yapamayacaktır ve tekrar şifre sıfırlama aşamalarını yapması gerekecektir.

Not3: BYS sistemi ile ilgili sorun yaşayan personeller, [ https://pbys.marmara.edu.tr/v2/SSS ] adresinden yardım alarak sorunlarını giderebilirler. Ayrıca çözüm bulamadıkları sorunlar olması durumunda bağlı bulundukları birimlerin PBYS sorumluları ile iletişim kurarak çözmeleri gerekmektedir. Bu şekilde sorunu yine çözemediklerinde ise, https://destek.marmara.edu.tr/ sisteminden Rektörlük/BİDB- PBYS DESTEK  birimine destek mesajı oluşturarak sorunlarını iletebilirler.

Üniversitemiz Tıp Fakültesi TUS (Tıpta Uzmanlık Sınavı) ve Diş Hekimliği Fakültesi DUS (Diş Hekimliği Uzmanlık Sınavı) ile kurumumuzda eğitim gören uzman hekim adayları ile Rektörlük, MİTTO vb. birimlerimizde geçici süreyle görevlendirilen (BYS kaydı olmayan) kişiler, e-posta istek formu (doldurulabilir PDF) üzerinden mail alabilmektedir.

E-posta hesabı almak için e-posta istek formunun doldurulması, formun yazıcıdan çıktısını alarak imzalanması ve imzalı halinin, bağlı bulundukları birimlerin yazı işlerine, ek olarak eklenerek,  Bilgi İşlem Daire Başkanlığı'na resmi yazı ile talep edilmesi gerekmektedir. Birimince talebi kabul edilen kişinin yazısı yazıldığında, yazı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı'na ulaştığında ilgili yazıya onay verilmesi sonrası yazı işleme alınarak e-posta hesabı açılır ve yazıda belirtilen iletişim numaralarından mail kullanıcı adı ve şifre bilgileri ilgili kişiye verilir. Resmi Yazıda e-posta alacak kişilerin iletişim bilgilerinin doğru olması önemlidir. (İletişim Bilgisi olarak: Cep numarası ve/veya alternatif mail adresi yazıda belirtilmelidir.)

* Resmi yazısında kişiler doldurdukları e-posta istek formlarını ek olarak eklemeyi unuttuklarında e-posta açılması işlemi yapılmaz. İşlem yapılabilmesi için yeniden resmi yazı ile belgeleri ekleyip göndermeleri ya da birimden kurye aracılığıyla Bilgi İşlem Daire Başkanlığına, ıslak imzalı formun ulaştırılması gerekmektedir.